Regulamin przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa

Regulamin przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Lubelskiem Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej S.A.

§ 1
Cel stosowania procedury

1. Niniejszy Regulamin określa zasady przyjmowania i rozpoznawania zgłoszeń obejmujących informacje o naruszeniu prawa. Regulamin stanowi procedurę wewnętrzną obowiązującą w Lubelskim Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej S.A. („Pracodawca”). W ten sposób Pracodawca realizuje obowiązek wynikający z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („Dyrektywa”).
2. Celem procedury jest:
   – ukształtowanie w LPEC S.A. efektywnego i jednolitego systemu informowania o naruszeniach prawa u Pracodawcy poprzez stworzenie kompleksowej regulacji obejmującej problematykę ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
   – poprawa społecznej percepcji (postrzegania) działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo),
   – ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,
   – ochrona LPEC S.A. poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
   – propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

§ 2
Definicje

Przez użyte w Regulaminie określenia rozumie się:
1) działanie następcze – działanie podjęte przez Pełnomocnika ds. zgłaszania
nieprawidłowości lub Pracodawcę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych;
2) działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, związane z dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, którego celem lub skutkiem jest lub może być naruszenie praw sygnalisty, pogorszenie jego sytuacji lub wyrządzenie mu szkody;
3) informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u pracodawcy, z którym zgłaszający/sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4) informacja zwrotna – przekazywana osobie dokonującej zgłoszenia w ramach procedury informacja o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodów podjęcia takich działań;
5) kontekst związany z pracą – całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy lub usług, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
6) naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
7) organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, organy państwowe z wyłączeniem Rzecznika Praw Obywatelskich, organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego, regionalne izby obrachunkowe, Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, Komendanta Głównego Straży Pożarnej oraz Urząd Komisji Nadzoru Finansowego;
8) osoba dokonująca zgłoszenia/sygnalista – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
9) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
10) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub z którą ta jest powiązana;
11) osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownik lub członek rodziny zgłaszającego lub świadka;
12) pracodawca – Lubelskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej S.A.;
13) pracownik – pracownik w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy oraz pracownik tymczasowy w rozumieniu art. 2 ust. 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych;
14) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
15) ujawnienie publiczne – podanie wiadomości o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
16) pełnomocnik ds. zgłaszania nieprawidłowości – upoważniany pracownik lub niezależny organizacyjnie podmiot, który w oparciu o stosowną umowę zawartą ze spółką jest upoważniony do odbioru zgłoszenia i/lub podejmowania działań następczych;
17) postępowanie prawne – postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub regulacji wewnętrznych wydanych w wykonaniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności: karne, cywilne, dyscyplinarne, antymobbingowe, o naruszenie dyscypliny finansów publicznych;
18) zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której sygnalista pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
19) zgłoszenie anonimowe – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja jej tożsamości;
20) zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa bezpośrednio Pracodawcy lub na podstawie niniejszego Regulaminu;
21) zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

§ 3
Obowiązki pracodawcy i pracowników

1. Za zapewnienie wdrożenia procedury odpowiada Dział Personalny.
2. Pracodawca sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom oraz zapewnia zasoby niezbędne do realizacji wynikających z niego obowiązków.
3. Pracodawca promuje kulturę organizacyjną opartą na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom, zwłaszcza poprzez prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności.
4. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada pełnomocnik ds. zgłaszania nieprawidłowości.
5. Upoważnienie pełnomocnika ds. zgłaszania nieprawidłowości powinno obejmować co najmniej umocowanie do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia rejestru zgłoszeń, włączając w to weryfikację zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy, a także dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnych.
6. Pełnomocnik ds. zgłaszania nieprawidłowości wykonując zadania wynikające z procedury zapewniają poufność osobie dokonującej zgłoszenia oraz bezstronność i obiektywizm podczas prowadzenia procedury.
7. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy bezpośrednio pełnomocnika ds. zgłaszania nieprawidłowości, pracodawca wyłącza go od prowadzenia postępowania w danej sprawie i udziela upoważnienia do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia działań następczych innemu pracownikowi lub podmiotowi.
8. Dyrektorzy i Kierownicy komórek organizacyjnych współpracują z pełnomocnikiem ds. zgłaszania nieprawidłowości, w tym w zakresie stałego monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników, wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniach, zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.
9. Pracownicy LPEC S.A w szczególności przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych im zadań, dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych przez siebie zadaniach, na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości, udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości, w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.
10. Pracownicy LPEC S.A. są zobowiązani do współpracy z pełnomocnikiem ds. zgłaszania nieprawidłowości przy rozpoznawaniu zgłoszeń, w tym do udzielania wyjaśnień, przekazywania wnioskowanych informacji i dokumentacji.

§ 4
Zakres podmiotowy

1. Zgłoszenia wewnętrznego zgodnie z postanowieniami Regulaminu może dokonać:
   1) Pracownik lub były pracownik;
   2) osoba ubiegająca się o zatrudnienie w LPEC S.A., która uzyskała informacje o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy o pracę;
   3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   4) kontrahent;
   5) akcjonariusz;
   6) członek organu;
   7) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
   8) stażysta;
   9) wolontariusz;
   10) praktykant.
2. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja ta stanowi informację o naruszeniu prawa. Wykorzystywanie procedury do zgłaszania nieprawdziwych informacji w złej wierze, w szczególności w celu zaszkodzenia innej osobie lub podmiotowi jest niedopuszczalne i nie korzysta z ochrony prawnej.

§ 5
Zakres przedmiotowy zgłoszeń

1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia mające kontekst związany z pracą, w szczególności działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie:
   1) zamówień publicznych;
   2) usług, produktów, rynków finansowych;
   3) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu;
   4) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   5) bezpieczeństwa transportu;
   6) ochrony środowiska;
   7) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   8) bezpieczeństwa żywności i pasz;
   9) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   10) zdrowia publicznego;
   11) ochrony konsumentów;
   12) ochrony prywatności i danych osobowych;
   13) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   14) interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej;
   15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   16) działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.;
   17) naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
   18) działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach powyżej.
2. Procedura nie ma zastosowania:
   1) jeżeli informacja o naruszenia prawa została zgłoszona na podstawie przepisów odrębnych, w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa lub jeśli dokonano zgłoszenia zewnętrznego;
   2) jeżeli zgłoszenie dotyczy materii już uregulowanej w regulacjach wewnętrznych pracodawcy, w tym zwłaszcza w zakresie zasad etyki, polityki antymobbingowej;
   3) jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa sygnalisty lub zgłoszenie naruszenia następuje wyłącznie w indywidualnym interesie osoby dokonującej zgłoszenia, w tym zwłaszcza gdy zgłoszenie dotyczy zakresu relacji interpersonalnych (konflikt interpersonalny pomiędzy zgłaszającym a innym pracownikiem) lub gdy to osoba dokonująca zgłoszenia jest sprawcą naruszenia prawa (samodonos);
   4) jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa z zakresu zamówień publicznych w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa;
   5) jeżeli zgłoszenie dotyczy sprawy z zakresu ochrony informacji niejawnych lub dotyczy tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych.
   
   

§ 6
Sposób dokonywania zgłoszeń

1. Osoba dokonująca zgłoszenia może dokonać zgłoszenia wewnętrznego w trybie Regulaminu lub zgłoszenia zewnętrznego. W sytuacji gdy zgłoszenie naruszenia prawa może zostać skutecznie rozstrzygnięte u pracodawcy i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, zgłoszenie w pierwszej kolejności powinno być dokonywane w trybie Regulaminu.
2. Zgłoszenie wewnętrzne może mieć charakter:
   1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
   2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane te podlegają utajnieniu przez pełnomocnika ds. zgłaszania nieprawidłowości.
3. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
   1) dane osoby dokonującej zgłoszenia, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
   2) datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
   3) wskazanie osób, jednostek lub komórek organizacyjnych, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy etc.;
   4) opis nieprawidłowości ze wskazaniem istotnych faktów i dat;
   5) dane kontaktowe na które należy kierować korespondencję w sprawie.
4. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
5. Wzór karty zgłoszenia nieprawidłowości, stanowi załącznik do nr 1 do Regulaminu.
6. Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie jest możliwe w sposób jednoznaczny zidentyfikowanie osoby dokonującej zgłoszenia będą rejestrowane i pozostawiane bez rozpatrzenia.
7. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

§ 7
Poufne kanały zgłoszeń

Zgłoszenia wewnętrzne dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń w szczególności:
1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: zgłoszenia@lpec.pl w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać pełnomocnikowi ds. zgłaszania nieprawidłowości osobiście lub telefonicznie;
2) w formie pisemnej na adres pracodawcy w zamkniętej kopercie z dopiskiem np. „zgłoszenie nieprawidłowości – do rąk własnych pełnomocnika ds. zgłaszania nieprawidłowości”;
3) osobiście lub telefonicznie do pełnomocnika ds. zgłaszania nieprawidłowości (zgłoszenie w tej formie dokumentuje się za pomocą protokołu rozmowy).

§ 8
Przyjmowanie i wstępna weryfikacja zgłoszenia

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 7 są rejestrowane przez pełnomocnika ds. zgłaszania nieprawidłowości w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych, którego wzór określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
2. W przypadku gdy zgłoszenie zawiera dane o których mowa w § 6 ust.3 pkt 5, pełnomocnik ds. zgłaszania nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdza jego otrzymanie osobie dokonującej zgłoszenia.
3. Pełnomocnik ds. zgłaszania nieprawidłowości dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
4. Wstępna weryfikacja zgłoszenia dokonywana jest pod kątem tego, czy informacje zawarte w zgłoszeniu są wystarczające do wszczęcia i prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Proces ten jest poprzedzony dokonaniem przez pełnomocnika ds. zgłaszania nieprawidłowości anonimizacją kopii zgłoszenia.
5. Wstępna weryfikacja zgłoszenia odbywa się w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej, w której doszło do naruszenia, a w przypadku w którym zgłoszenie dotyczy kierownika tej komórki, z jego bezpośrednim przełożonym.
6. Jeżeli zgłoszenie zawiera informacje wystarczające do wszczęcia postępowania wyjaśniającego działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki.
7. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

§ 9
Działania następcze, korygujące lub naprawcze

1. Działania następcze obejmują w szczególności ocenę prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu.
2. W ramach działań następczych pełnomocnik ds. zgłaszania nieprawidłowości jest uprawniony w szczególności do :
   a) analizy dokumentów oraz wszelkich innych danych, w tym do zabezpieczenia elektronicznych nośników informacji,
   b) konsultacji z wewnętrznymi i zewnętrznymi doradcami,
   c) prowadzenia rozmów wyjaśniających z pracownikami, współpracownikami LPEC S.A.
3. Jeżeli w ramach działań następczych:
   a) stwierdzono, że do rozpoznania zgłoszenia niniejszy Regulamin nie ma zastosowania,
   b) stwierdzono, że zgłoszenie było oczywiście bezzasadne,
   c) stwierdzono, że z uwagi na niewystarczający zakres informacji lub współpracy z sygnalistą nie było możliwe jego rozpoznanie,
   d) wykluczono istnienie naruszenia prawa,
   e) stwierdzono, że zaistniały inne przyczyny uniemożliwiające rozpoznanie zgłoszenia – zgłoszenie oddala się, o czym informuje się pracodawcę na piśmie wraz z uzasadnieniem.
4. W przypadku oddalenia zgłoszenia działania korygujące i następcze nie są podejmowane.
5. Gdy wynikiem działań następczych jest potwierdzenie naruszenia, pracodawca podejmuje działania korygujące, które mają na celu zapobieganie przyszłym nadużyciom oraz działania naprawcze służące naprawie ujawnionych naruszeń.
6. Działania naprawcze obejmują w szczególności:
   – wdrożenie lub rewizję regulacji wewnętrznych;
   – przeszkolenie pracowników,
   – zmiany w zakresie kontroli/nadzoru nad określonymi obszarami w strukturze.
7. Działania korygujące obejmują w szczególności:
   – wszczęcie postępowania dyscyplinarnego względem pracowników, których działanie i/lub zaniechanie spowodowało lub przyczyniło się w jakikolwiek sposób do wystąpienia nadużycia lub nieprawidłowości,
   – dochodzenie (w tym na drodze sądowej) naprawienia skutków naruszenia prawa, w tym odszkodowania,
   – rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem, który dopuścił się naruszenia prawa, jeśli przepisy prawa pracy dopuszczają taką możliwość, a w przypadku osób świadczących pracę w na podstawie innego stosunku prawnego niż umowa o pracę – zakończenie tej współpracy,
   – złożenie do właściwego organu zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa w przypadku, gdy stwierdzone naruszenie wypełnia znamiona czynu zabronionego.
8. O wyniku działań następczych, ewentualnie o podjętych działaniach naprawczych i/lub korygujących informuje się sygnalistę w terminie do 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia. W zakresie przekazania ww. informacji § 8 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 10
Podmioty objęte ochroną

1. Ochroną przed podejmowaniem działań odwetowych objęty jest sygnalista, pod warunkiem, że dokonując zgłoszenia działał w dobrej wierze, tj. zgłosił naruszenie na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają naruszenie prawa.
2. Ochroną przed podejmowaniem działań odwetowych na warunkach jak wyżej, objęte są osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia i/lub osoby powiązane ze zgłaszającym.
3. Osoby, o których mowa powyżej podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§ 11
Zakazane działania odwetowe

1. Zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych, w tym gróźb podjęcia i prób podejmowania takich działań wobec sygnalisty, osób powiązanych ze zgłaszającym i osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia.
2. Jeżeli podmioty objęte ochroną świadczą lub mogą świadczyć pracę na podstawie stosunku pracy u pracodawcy, nie mogą być one niekorzystnie traktowane w związku ze świadczeniem pracy/rekrutacją z uwagi na dokonanie zgłoszenia. Za niekorzystne traktowane uznaje się w szczególności odmowę nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu, przeniesienie na niższe stanowisko służbowe – pod warunkiem, że pracodawca nie kierował się obiektywnymi przyczynami.
3. Pracodawca zapewnia osobom wskazanym w ust.1 ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
4. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:
   a) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem, że osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego,
   b) doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
   c) zobowiązuje osobę kierującą komórką kadrową do stałego (co najmniej przez okres postępowania trwania postępowania na podstawie Regulaminu i przez okres 6 miesięcy po jego zakończeniu) monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/bezpłatnego itp.). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia osoba kierująca komórką kadrową zobowiązana jest poinformować tym pracodawcę, celem zatrzymania tych działań.
5. Działania, o których mowa w ust. 4 lit a) obejmują przede wszystkim:
   1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
   2) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
   3) wyciągnięcie konsekwencji w stosunku do osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej.

§ 12
Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych

§ 13
RODO (klauzula informacyjna)

1. Pracodawca stosuje wobec danych osobowych zawartych w zgłoszeniach, ujawnionych danych osobowych sygnalisty oraz danych osobowych uzyskanych lub wykorzystanych w prowadzonych postępowaniach wyjaśniających w szczególności przepisy RODO,
2. W celu zapewnienia zabezpieczenia i ochrony danych osobowych pozyskanych w trakcie stosowania Regulaminu pracodawca stosuje systemy informatyczne, które gwarantują ochronę danych osobowych zgodną z postanowieniami RODO.
3. Administratorem danych osobowych ujawnionych pracodawcy na podstawie i w wyniku zastosowania Regulaminu jest pracodawca (dalej także jako „Administrator”). Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych na adres e-mai: iod@lpec.pl lub na adres pracodawcy w dopiskiem „do rąk własnych IOD”.
4. Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe osoby wymienionej w zgłoszeniu, sygnalisty oraz osób objętych postepowaniami prowadzonymi przez Administratora na podstawie Regulaminu:
   a) imię i nazwisko,
   b) adres zameldowania, zamieszkania lub/i adres do doręczeń,
   c) stanowisko służbowe,
   d) numer telefonu lub/oraz adres e-mail
   e) numery NIP i PESEL,
   W toku postępowania Administrator może przetwarzać informacje o wyżej wymienionych osobach w zakresie uzasadnionym prowadzoną sprawą.
5. Przetwarzanie danych osobowych sygnalisty następuje na podstawie jego wyraźnego, dobrowolnego działania, jakim jest dokonanie zgłoszenia i następuje w celu weryfikacji oraz podjęcia działań następczych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Dane osobowe sygnalisty mają charakter poufny i co do zasady nie podlegają ujawnieniu. Ujawnienie danych osobowych sygnalisty może nastąpić wyłącznie za jego wyraźną, dobrowolną zgodą, a także, gdy będzie to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, w szczególności gdy ujawnienia danych zażąda uprawniona instytucja lub organ państwowy.
6. Dane osobowe osób, których zgłoszenie dotyczy mogą być przetwarzane bez ich zgody w celu weryfikacji zgłoszenia i podjęcia działań następczych. Osoby, której zgłoszenie dotyczy nie informuje się o źródle pochodzenia danych (sygnaliście), chyba że sygnalista działał z naruszeniem prawa.
7. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i lit. f) RODO, w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze oraz w celu wykonywania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa.
8. Zgromadzone i przetwarzane dane osobowe są udostępniane wyłącznie uprawnionym osobom i wyłącznie w zakresie w jakim jest konieczne do wykonywania przez nich obowiązków określonych w Regulaminie.
9. W uzasadnionych przypadkach, w tym w sytuacji powierzenia realizacji zadań wynikających z Regulaminu z pełnomocnikiem ds. zgłoszeń zawiera się umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO, chyba że nie jest ona wymagana uwzględniając okoliczności i charakter usługi.
10. Zgromadzone i przetwarzane dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom wyłącznie w celu realizacji przez te podmioty zadań związanych z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości lub realizacji zadań związanych z koniecznością zapewnienia przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, to jest w szczególności sądom, prokuraturze, policji lub innym organom realizującym zadania zwalczania przestępczości oraz organom administracji państwowej. W zakresie w jakim jest to niezbędne do prawidłowej realizacji procedury dane mogą zostać powierzone podmiotom dostarczającym usług i rozwiązań służących jej realizacji, w tym doradcom prawnym i dostawcom oprogramowania.
11. Dane osobowe będą przetwarzane nie dłużej niż 5 lat od ich zgromadzenia, chyba że co innego wynikać będzie z obowiązujących przepisów prawa.
12. Każda osoba, której dane osobowe są gromadzone i przetwarzane na podstawie Regulaminu ma prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych w celu ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
13. Każda osoba, której dane osobowe są gromadzone i przetwarzane na podstawie Regulaminu ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
    
    

§ 14
Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin podlega przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.
3. Odstępstwa od Regulaminu wymagają pisemnego uzasadnienie i każdorazowo akceptacji pracodawcy.
4. Regulamin wchodzi w życie po upływnie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników.

Załączniki: Wzór karty zgłoszenia nieprawidłowości